0. Accesso e account

SostiTU è accessibile da qualsiasi computer all'indirizzo sostitu.it. Non serve installare nulla.

0.1 Primo accesso

Le credenziali (email e password provvisoria) vengono fornite dal responsabile SostiTU del tuo istituto. Al primo accesso il sistema chiede obbligatoriamente di impostare una password personale: sceglila di almeno 8 caratteri e conservala. Da quel momento quella sarà la tua password definitiva.

0.2 Accessi successivi

Inserisci email e password personale e premi Accedi. La sessione rimane attiva finché non premi Esci dalla barra in alto.

0.3 Barra cloud

Dopo il login compare in cima la barra azzurra con il tuo indirizzo email e un indicatore di sincronizzazione. I dati vengono salvati automaticamente sul cloud ad ogni operazione.

0.4 Consenso privacy

Al primo accesso (e ogni volta che l'informativa privacy viene aggiornata) compare una schermata obbligatoria con il testo completo dell'informativa: va accettata per poter proseguire. Non ricompare più fino alla prossima modifica del testo.

0.5 Autenticazione a due fattori (solo Admin)

Se il tuo account ha ruolo Admin, oltre a email e password viene richiesto anche un codice a 6 cifre da un'app authenticator sul telefono (obbligatorio, non disattivabile). Al primo accesso viene mostrato un codice QR da scansionare e, subito dopo, 10 codici di backup monouso da salvare in un posto sicuro — servono per accedere se in futuro perdi l'accesso all'app authenticator. I referenti non hanno questo passaggio.

1. Primo avvio e configurazione

Dopo il login, al primo utilizzo viene avviata automaticamente la configurazione guidata (6 passi). Puoi seguirla oppure saltarla e configurare tutto manualmente dalla scheda ⚙️ Config.

La scheda Config è organizzata in 5 sezioni accessibili tramite i tab in cima:

• 🏫 Istituto — nome istituto, plessi, e un account Gmail mittente per ogni plesso (l'email del referente da cui partono le comunicazioni di quel plesso).
• 📂 Orari — caricamento file Excel degli orari per ogni plesso.
• ☁ Backup — tutti gli strumenti di salvataggio e lo storico delle versioni cloud.
• 📋 Rubrica — gestione contatti docenti direttamente in SostiTU (aggiungi, modifica, attiva/disattiva).
• 🔐 Admin — visibile solo agli amministratori: statistiche istituto, backup per plesso, export completo.

2. Caricare gli orari

Nella scheda ⚙️ Config trovi tre aree di caricamento:

• 📘 Curricolari — orario standard dei docenti curricolari.
• 📙 Sostegno — orario dei docenti di sostegno.
• 📗 Operatori — orario degli operatori scolastici (OSS, AEC).

Ogni file deve essere in formato .xlsx con questa struttura:

• Riga 1: intestazione (nomi colonne)
• Riga 2: numeri delle ore (1, 2, 3…)
• Riga 3 in poi: un docente per riga, con le classi nelle colonne delle ore

Codici speciali riconosciuti nelle celle:

Qualsiasi altra stringa è trattata come lezione in quella classe (es. 2AS).

3. Rubrica docenti

La rubrica contiene i contatti dei docenti (email e telefono) ed è usata per compilare automaticamente i destinatari quando invii le sostituzioni via Gmail. È salvata sul cloud e condivisa tra tutti i plessi dell'istituto.

3.1 Primo caricamento — da file Excel

Al primo avvio la rubrica va caricata da un file .xlsx. Vai in ⚙️ Config → 📂 Orari e usa il caricatore 📇 Rubrica. Il file deve avere queste colonne nell'ordine:

1. Cognome (in maiuscolo, es. ROSSI)
2. Nome
3. Email
4. Telefono (facoltativo)

La riga 1 deve contenere le intestazioni, i dati partono dalla riga 2. Dopo il caricamento i contatti vengono salvati sul cloud — non serve ricaricare il file Excel ad ogni accesso.

3.2 Aggiungere un nuovo docente

Vai in ⚙️ Config → 📋 Rubrica e premi + Aggiungi. Inserisci cognome (obbligatorio), nome, email e telefono, poi premi 💾 Salva. Il contatto è subito disponibile per le email.

3.3 Modificare i dati di un docente

Trova il docente nella lista (usa il campo di ricerca per cognome), premi ✏️ accanto al nome, modifica i campi desiderati e premi 💾 Salva.

3.4 Disattivare un docente che lascia la scuola

Premi Disattiva accanto al nome. Il docente scompare dai candidati sostituti e dalle email, ma i suoi dati restano conservati nel database. I docenti inattivi appaiono con ● rosso Inattivo.

3.5 Riattivare un docente che ritorna

Spunta Mostra inattivi nella tab Rubrica, trova il docente e premi Riattiva. Torna subito attivo con tutti i dati precedenti intatti.

3.6 Supplenti strutturali

I supplenti a lungo termine vengono aggiunti automaticamente alla rubrica quando crei una supplenza strutturale (vedi sezione 11). Non è necessario inserirli manualmente.

3.7 Esportare la rubrica aggiornata

Premi ⬇ Excel in cima alla tab Rubrica per scaricare un file Excel con tutti i contatti attivi aggiornati.

3.8 Rubrica e orari: due fonti diverse

La rubrica contiene solo i contatti (email, telefono). Chi compare nella scheda Docenti, invece, dipende dai file Orari caricati (Curricolari/Sostegno) — aggiornare solo la rubrica non aggiunge né rimuove nessuno da lì. Per far comparire i docenti nuovi dell'anno (o far sparire chi non c'è più) va ricaricato l'Excel degli orari aggiornato in Config → 📂 Orari.

Controllo automatico ad ogni caricamento rubrica: ogni volta che carichi un Excel rubrica in Config → 📂 Orari → 📇 Rubrica, subito sotto compare in automatico un avviso se ci sono incongruenze — non modifica nulla da solo, ti dice solo chi aggiornare:

• Nell'orario ma mancanti dalla rubrica — docenti presenti nell'orario del plesso ma senza un contatto in rubrica, elencati per plesso.
• In rubrica ma non ancora nell'orario — docenti in rubrica (raggruppati per grado: Infanzia/Primaria/Secondaria) che non risultano in nessun orario caricato: significa che va ricaricato l'Excel orari con quel docente incluso.

Se non compare nessun avviso, le due liste sono allineate. Lo stesso controllo è disponibile anche a mano, in qualsiasi momento, col pulsante 🔍 Verifica coerenza con orari in fondo alla tab Rubrica — utile soprattutto a inizio anno scolastico.

4. Gestire una sostituzione

4.1 Impostare data e giorno

Nella scheda Sostituzioni seleziona la data dal calendario. Il giorno della settimana si aggiorna automaticamente. Puoi anche cambiare manualmente il giorno se necessario.

4.2 Aggiungere un assente

Premi + Aggiungi assente: appare un blocco dove scegliere il docente assente e il ruolo (curricolare, sostegno, operatore). Puoi aggiungere più assenti contemporaneamente.

4.3 Cercare i sostituti

Dopo aver aggiunto tutti gli assenti, premi Cerca sostituti. Il sistema analizza l'orario e propone, per ogni ora di ogni assente, i candidati migliori in ordine di priorità.

4.4 Assegnare il sostituto

Per ciascuna ora trovi i candidati proposti. Premi Assegna sul candidato scelto, oppure usa i pulsanti speciali:

• In aula — il/i compresente/i restano in aula senza sostituto esterno.
• Non sostituire — l'ora non viene coperta (rimane vuota nel registro).
• Assegna tutti i consigliati — assegna automaticamente il primo candidato per tutte le ore dell'assente.
• ✕ Non sostituire per tutta la giornata — segna tutte le ore dell'assente come non sostituite in un colpo solo.
• ↺ Annulla tutto — rimuove tutte le bozze di quel docente per ricominciare da capo.

4.5 Inserimento manuale

Con ✏️ Inserimento manuale puoi registrare una sostituzione non suggerita dal sistema, specificando manualmente assente, sostituto, ora e classe.

4.6 Gestione gite e uscite didattiche

Nella tab Sostituzioni, sopra i blocchi assenti, trovi la sezione 🚌 Classi in gita.

Aggiungere una gita

Premi + Aggiungi gita e compila:

• Date da/a — il programma mostra i giorni scolastici coinvolti.
• Classi in gita — separale con virgola (es. 2AS, 3BS).
• Ora inizio / Ora fine — per gestire partenze a metà mattina.
• Accompagnatori — selezionali dalla lista. Non saranno disponibili come sostituti e vengono aggiunti automaticamente come assenti.

Effetti sulla ricerca sostituti

I docenti con lezione nella classe in gita, nelle ore indicate, e che non sono accompagnatori, compaiono in cima alla lista come 🚌 Libero (classe in gita) con priorità assoluta (sopra REC e Ora D).

4b. Segnalare un assente da mobile

Quando ricevi la telefonata di un collega assente, puoi segnalarlo direttamente dal cellulare senza aprire il computer.

Come funziona

1. Premi il pulsante 📱 Registra assente nella barra in basso.
2. Seleziona la data dell'assenza (di default è oggi, ma puoi cambiarla per assenze future).
3. Cerca il docente per cognome e selezionalo.
4. Scegli il tipo di assenza: Giornaliera oppure Ore specifiche (seleziona le ore interessate).
5. Premi 📥 Importa assente: il docente viene aggiunto automaticamente ai blocchi nella tab Sostituzioni.

In fondo alla schermata trovi la lista degli assenti già segnalati per quella data, con la possibilità di eliminarli con la ✕ (che rimuove anche il blocco dalla tab Sostituzioni).

4c. Calendario settimanale assenti

In cima alla tab Sostituzioni trovi la panoramica settimanale: una griglia con 5 colonne (Lun–Ven) che mostra per ogni giorno i docenti assenti segnalati.

Come leggere i colori

• Verde — nessun assente o solo 1: giornata tranquilla.
• Giallo — 2 assenti: giornata da tenere d'occhio.
• Rosso — 3 o più assenti: giornata critica.

Navigazione

Usa i pulsanti ‹ e › per scorrere settimana per settimana. Il pulsante Oggi riporta alla settimana corrente. Cliccare su un giorno imposta automaticamente quella data nel selettore sottostante.

11. Supplenze strutturali

Quando un docente si assenta a lungo termine (maternità, malattia prolungata, aspettativa), puoi assegnare un supplente strutturale che prende il suo posto in tutto il sistema.

Come attivare una supplenza

1. Vai nella tab Docenti → 🔄 Supplenze strutturali.
2. Premi + Nuova supplenza.
3. Seleziona il docente assente dalla lista.
4. Inserisci i dati del supplente: cognome, nome, email, telefono.
5. Inserisci data inizio e data fine prevista.
6. Premi ✓ Attiva supplenza.

Cosa succede dopo l'attivazione

• Il supplente eredita l'orario del docente assente, inclusi Ore D e recuperi.
• Il docente assente sparisce dai candidati sostituti.
• Il supplente viene aggiunto automaticamente alla rubrica.
• Nelle sostituzioni e in tutto il sistema compare il nome del supplente al posto del docente assente.

Rinnovo e chiusura

Dalla lista supplenze puoi premere 📅 Rinnova per estendere la data fine, oppure ✕ Termina per chiudere anticipatamente la supplenza. Alla chiusura il docente originale torna automaticamente attivo nel sistema.

5. Priorità di assegnazione

Il sistema ordina i candidati secondo questa scala di priorità (dal più urgente al meno):

6. Conferma e invio email

6.1 Confermare le bozze

Le sostituzioni assegnate sono inizialmente in bozza (bordo giallo). Per renderle definitive premi ✓ Conferma. Solo dopo la conferma i contatori Ore D e REC vengono aggiornati.

6.2 Scaricare il PDF

Con ⬇ PDF (sia in bozza che confermato) scarichi il prospetto del giorno in formato PDF, pronto per la stampa o la condivisione.

6.3 Inviare via Gmail

Premi 📧 Invia email: si apre un riquadro di anteprima con l'elenco dei destinatari (sostituti e assenti). Poi scegli 📬 Apri in Gmail: si apre direttamente Gmail con il messaggio già compilato — destinatari, oggetto e riepilogo delle sostituzioni.

6.4 Modificare dopo la conferma

Con ↩ Modifica riporti l'intero giorno in bozza per correggere le assegnazioni. Con il pulsante ↩ sulla singola riga riporti in bozza solo quella sostituzione.

7. Recuperi e Ore D

7.1 Ore D

Le Ore D sono le ore di disponibilità obbligatoria alla sostituzione. Il saldo si calcola automaticamente in base alle ore settimanali del docente:

• Formula: ceil(ore_sett / 18 × monte_ore_D) + ore_alt × 2, dove monte_ore_D è impostabile dal referente nella scheda Ore D (default 31, = ore D per una cattedra piena di 18h).
• Ogni sostituzione confermata con motivo "Ora D" scala il saldo di 1.

Nella scheda 🔴 Recuperi puoi modificare manualmente il saldo con i pulsanti −1 / +1, o azzerare tutti i saldi con 🗑 Azzera tutti i saldi D.

7.2 Recuperi (REC)

I recuperi sono ore che un docente deve restituire per assenze precedenti. Puoi registrarli manualmente nella scheda 🔴 Recuperi premendo + Registra. Ogni sostituzione confermata con motivo "REC" scala il saldo di recupero del docente.

8. Storico e Resoconti

8.1 Storico

La scheda Storico mostra tutte le sostituzioni confermate, filtrabili per plesso e raggruppate per data. Puoi annullare singole voci con il pulsante ↩.

8.2 Resoconti

La scheda Resoconti mostra il riepilogo mensile delle sostituzioni per docente. Seleziona mese e anno, poi premi 🖨️ Stampa resoconto per una stampa pulita.

8b. Anno scolastico e chiusura anno

8b.1 Il cambio anno è automatico

L'anno scolastico "corrente" (es. 2026-2027) cambia da solo il 1° settembre, calcolato in automatico dalla data di sistema — non serve fare nulla. Ogni sostituzione, ora D o registro REC creato dopo quella data viene etichettato con il nuovo anno; quelli dell'anno precedente restano etichettati con il vecchio. Storico, Resoconti e le altre schede mostrano sempre solo l'anno corrente, quindi i dati di due anni scolastici non si mescolano mai, anche senza fare nulla di manuale.

8b.2 Chiudere l'anno è invece manuale

Salvare un riepilogo nell'Archivio e liberare spazio cancellando i dati grezzi dell'anno appena concluso richiede un'azione volontaria dell'admin: scheda 📊 Anno → pulsante 🏁 Chiudi anno scolastico. L'operazione, plesso per plesso: genera e salva un report riepilogativo consultabile poi nella scheda 🗄 Archivio, scarica un file di backup con tutti i dati grezzi, e solo dopo cancella sostituzioni/REC/Ore D di quell'anno per quel plesso dalle tabelle attive. È irreversibile: il sistema chiede conferma esplicita prima di procedere.

9. Backup e salvataggio

SostiTU salva i dati in tre livelli sovrapposti, dal più automatico al più manuale:

• Cloud automatico (Supabase) — ad ogni operazione i dati vengono sincronizzati sul cloud. È il metodo principale e non richiede nessuna azione da parte tua.
• Backup storico giornaliero — ogni giorno alle 10:00 viene salvato automaticamente uno snapshot completo nella scheda ☁ Backup. Le ultime 60 versioni sono conservate e ripristinabili con un click.
• localStorage — copia locale nel browser, usata come fallback in assenza di connessione. Non sopravvive al cambio di computer.
• File HTML (💾 Salva file HTML) — scarica il file HTML con i dati incorporati. Utile come copia offline indipendente dal cloud.

La scheda ☁ Backup

Nella scheda Config → ☁ Backup trovi tutti gli strumenti di salvataggio in un unico posto:

• 💾 Salva file HTML — scarica il file HTML aggiornato con i dati incorporati.
• ☁ Backup ora — forza un backup immediato sul cloud senza aspettare le 10:00.
• ⬇ Backup .json — esporta un file .json con tutti i dati (sostituzioni, orari, rubrica).
• ⬆ Ripristina .json — carica un file .json precedentemente esportato.

Storico versioni e ripristino

Lo storico mostra le ultime versioni salvate con data, ora e autore. Il backup di oggi appare con sfondo verde. Per ripristinare una versione precedente, premi ⬆ Ripristina accanto alla versione desiderata: ti verrà chiesta conferma prima di sovrascrivere i dati attuali.

Pannello admin (solo amministratori)

Gli utenti con ruolo Admin vedono un quarto tab 🔐 Admin in Config con: statistiche istituto (sostituzioni totali, ore D, recuperi aperti), backup separato per ogni plesso con possibilità di scaricarlo singolarmente, e il bottone ⬇ Esporta tutto per scaricare i dati di tutti i plessi in un unico file. Contiene anche:

• Ore giornaliere della scuola — imposta quante ore conta una "giornata intera" ai fini del calcolo del Diritto allo studio nell'App Permessi (default 6).
• Personalizzazione PDF — logo e intestazione dell'istituto sui PDF generati dall'App Permessi.
• Email per permessi e comunicazioni — indirizzo a cui arrivano le notifiche.
• Sincronizzazione account docenti App Permessi — crea/aggiorna in blocco gli account dei docenti a inizio anno.
• Cancellazione dati GDPR di un docente — rimuove dalla rubrica, disattiva l'account App Permessi e anonimizza lo storico sostituzioni per un docente uscito.
• Creazione referenti di plesso — aggiunge un referente per un singolo plesso, specificando anche il grado di scuola (Infanzia/Primaria/Sec.1° grado/Sec.2° grado): il referente vedrà e approverà solo i permessi dei docenti di quel plesso che sono anche di quel grado.

10b. Dashboard DS

Aggiornamento 18 ago 2026: il Dirigente Scolastico ha ora un accesso proprio e separato, all'indirizzo sostitu.it/ds — non serve più che sia l'admin ad aprire la dashboard e condividerla. Con il proprio account (email + password, richiesta all'onboarding della scuola) il DS vede SOLO la propria dashboard: KPI, andamento mensile, classifiche assenze/sostituti, motivazioni, impatto ambientale. Nessun'altra funzione del gestionale è raggiungibile da quell'account.

Vista live: un plesso alla volta con un selettore. Stampa/esportazione: sia il singolo plesso sia l'aggregato di tutta la scuola insieme (utile per la presentazione al collegio).

La stessa vista resta comunque disponibile anche nel tab 📈 Dashboard DS di questa pagina per chi ha ruolo Admin, invariata rispetto a prima — utile per un controllo rapido senza dover cambiare account.

12. App Permessi

L'App Permessi è accessibile all'indirizzo sostitu.it/permessi ed è pensata per i docenti: permette di inviare richieste digitali di permesso senza carta.

12.1 Tipi di permesso disponibili

Passano dal flusso di approvazione del referente (compaiono nella tab Permessi di SostiTU):

• Permesso breve — assenza per ore, con proposta di recupero (ore, classe, attività svolta).
• Permesso assenza — malattia, visita medica, lutto, motivi personali e altri.
• Ferie — con periodo, festività soppresse e sostituti per giorno.
• Ferie estive — riservata al personale a tempo indeterminato, fino a 5 periodi; non passa dal referente, va direttamente in segreteria.
• Assemblea sindacale — con sindacato, data, orario, sede.
• Congedo parentale — con dati figlio e giorni già usati.
• Diritto allo studio — con monte ore annuo auto-dichiarato dal docente, giornata intera o solo alcune ore, anche su più giorni non consecutivi.

L'App Permessi ha anche una sezione "Modulistica" con altri moduli (infortunio studente, astensione obbligatoria, congedo puerperio/paternità, aspettativa, part-time, incarico extraistituzionale, accesso musei) che generano solo un PDF da scaricare e inviare a mano in segreteria — non passano dal referente e non compaiono in questa tab.

12.2 Flusso di approvazione

1. Il docente invia la richiesta dall'App Permessi.
2. Il referente vede il badge rosso nella tab Permessi di SostiTU.
3. Il referente apre la richiesta e preme ✅ Approva o ❌ Non approvare.

12.3 Gestione docenti App Permessi

I docenti accedono con nome.cognome come username: dietro le quinte il sistema risale alla loro email personale e fa login con quella (non esiste una password condivisa a livello di istituto — ogni docente ha un account individuale). Al primo accesso devono impostare una password personale. Se un docente dimentica la password, dalla schermata di login dell'App Permessi inserisce solo lo username e preme Password dimenticata?: il link di reset arriva alla sua email registrata.

La schermata di login di SostiTU (non dell'App Permessi) ha anche un link "Non hai un account? Registrati" per l'auto-registrazione di un nuovo referente/admin tramite codice istituto — utile se non si vuole creare l'account manualmente dal pannello Admin.

10. Domande frequenti

Il programma non trova sostituti

Verifica che i file orario siano stati caricati correttamente nella scheda Config e che il giorno selezionato corrisponda ai fogli presenti nel file Excel.

L'email si apre ma i destinatari non ci sono

Controlla che la rubrica sia caricata e che i cognomi nell'orario corrispondano esattamente a quelli della rubrica (maiuscole, accenti, spazi).

Ho dimenticato la password

Nella schermata di login premi Password dimenticata? e inserisci la tua email. Riceverai un link per impostare una nuova password. Se non ricevi l'email, controlla la cartella spam o contatta il responsabile SostiTU.

I dati non si sincronizzano

Verifica la connessione internet. Se sei offline, i dati vengono salvati localmente e sincronizzati automaticamente non appena torni online.

Posso usarlo su più computer contemporaneamente?

Sì: ogni accesso con le stesse credenziali mostra i dati aggiornati dal cloud. Evita però di lavorare sulla stessa data da due computer contemporaneamente per non sovrascrivere le modifiche.

Posso usarlo su più sedi?

Sì: aggiungi tutti i plessi in Config. Ogni plesso ha i propri orari separati e il selettore plesso in alto permette di passare da uno all'altro.

Come aggiorno il programma a una nuova versione?

Nulla: SostiTU si aggiorna automaticamente. Ogni volta che apri sostitu.it hai già la versione più recente.